La respuesta corta
Divide entre las horas que cobras, no entre las que trabajas. Y suma los costos fijos antes de dividir.
Para calcular tus costos no hace falta contabilidad. Hace falta dejar de hacer una división que todo el mundo hace mal: coger el sueldo que quieres, partirlo entre las horas del mes y llamar a eso «mi tarifa». Ese número da de menos siempre, y por dos motivos que se suman.
El primero es que no cobras todas las horas que trabajas. El segundo es que tienes gastos que no aparecen en ninguna factura de cliente, pero salen igual de tu cuenta.
Las dos cuentas, con números
Digamos que quieres 30.000 al mes y trabajas 160 horas.
La cuenta ingenua: 30.000 ÷ 160 = 187,50 por hora. Es la que casi todo el mundo lleva en la cabeza.
La cuenta real: supón que solo el 60 % de tus horas acaban en una factura —96 horas— y que tienes 2.500 de gastos fijos al mes. Entonces (30.000 + 2.500) ÷ 96 = 338,54 por hora.
Misma persona, mismo mes, un 81 % de diferencia. Y esto no es una estimación de nadie: son dos divisiones que puedes repetir con tus cifras en un minuto.
Si cobras 187 creyendo que ganas 30.000, en realidad estás trabajando media jornada gratis todos los meses.
Un aviso sobre el 60 %: es un supuesto de ejemplo, no un dato. Cambia muchísimo entre oficios y entre etapas. El tuyo se mide, y es la primera tarea de aquí abajo.
Las horas que no puedes facturar
Nadie te paga por buscar clientes, y sin embargo es trabajo. Estas son las que se comen el mes:
- Vender. Mensajes, llamadas, propuestas que no salen.
- Presupuestar. Calcular lo que costaría algo que a lo mejor no se hace.
- Administrar. Facturas, cobros, impuestos, la plataforma que falla.
- Corregir. Los ajustes que entraban en el precio y las tres vueltas que no.
- Aprender. Lo que tienes que estudiar para poder entregar lo siguiente.
Para medir tu porcentaje real no hace falta una app: una semana apuntando dos columnas —horas que acabaron en factura y horas que no— y una división. Con eso ya tienes tu número en vez del mío.
Los costos fijos que no ves
Salen todos los meses aunque no vendas nada, así que van repartidos entre las horas que sí cobras:
- Herramientas y suscripciones — el software, el almacenamiento, el dominio.
- Internet y teléfono, aunque sea la parte que usas para trabajar.
- Equipo, repartido en su vida útil. Una computadora de 24.000 que dura tres años son unos 670 al mes.
- Comisiones de cobro. La pasarela se lleva su porcentaje de cada venta, y ese porcentaje no es tuyo desde el principio.
- Impuestos. Lo que apartas no es tuyo aunque esté en tu cuenta.
Y si todavía cobras el negocio y lo personal en la misma cuenta, este cálculo no te va a salir: primero hay que separar las finanzas del negocio, que además es donde se calcula el margen por producto.
Ponlo en práctica hoy
Veinte minutos y una hoja:
- Escribe el sueldo que quieres al mes. El que quieres, no el que crees que mereces.
- Suma tus costos fijos. Suscripciones, parte del internet, equipo repartido. Si dudas, apunta de más.
- Estima tus horas facturables. Hoy con un número aproximado; esta semana, midiéndolo.
- Divide: (sueldo + fijos) ÷ horas facturables.
- Compara con lo que cobras ahora. Si el número nuevo es más alto, ya sabes de dónde salía la sensación de trabajar mucho y no ver el dinero.
Y si lo que vendes es un producto digital
Aquí la cuenta cambia de forma, no de fondo. El costo por copia es casi cero, y por eso mucha gente concluye que «no le cuesta nada». Le costó todo de golpe, al principio.
El cálculo útil es cuántas ventas devuelven las horas que metiste. Si te llevó 40 horas y tu hora vale 338,54, invertiste 13.542. A un precio de 380 con una comisión del 10 %, te quedan 342 por venta, así que necesitas 40 ventas para recuperarlo.
Ese número es mucho más útil que el precio, porque te dice si el producto tiene sentido antes de construirlo, y lo saca sola la calculadora de punto de equilibrio. Cuarenta ventas puede ser una tarde o puede ser inalcanzable, y tú sabes cuál de las dos es con tu audiencia.
Lo que yo haría
Mide una semana antes de creerte cualquier porcentaje
El número que más mueve esta cuenta no es tu sueldo ni tus gastos: es el porcentaje de horas que de verdad facturas, y es justo el que todo el mundo estima a ojo. La estimación siempre sale generosa, porque las horas de vender y de administrar no se recuerdan como trabajo — se recuerdan como «lo de en medio». Así que yo no me creería el 60 % del ejemplo ni ningún otro que me den hecho. Una semana, dos columnas en una hoja, y al viernes divides. Cuesta menos de lo que parece y cambia el resultado más que ninguna otra parte del cálculo. Y si te sale un porcentaje muy bajo, no has descubierto que trabajas mal: has descubierto en qué se te va el mes, que es exactamente lo que ibas buscando.
Qué hacer con el número
Lo primero: ese número es tu suelo, no tu precio. Por debajo de ahí pierdes dinero aunque la cuenta del banco diga otra cosa. El precio se decide además por lo que resuelves y por lo que el mercado paga, y casi siempre debería quedar por encima del suelo, no pegado a él.
Lo segundo: si el suelo te sale por encima de lo que cobras hoy, tienes cuatro salidas y conviene elegir con la cabeza fría. Subir el precio —eso tiene su propio método en cómo subir tus precios—, reducir las horas que te cuesta entregar, subir tu porcentaje de horas facturables, o cambiar de tipo de cliente.
Este artículo ofrece orientación general sobre cómo calcular los costos de tu actividad. No es asesoría contable, fiscal ni legal: el tratamiento de gastos, amortizaciones e impuestos depende de tu país y de tu régimen. Antes de tomar decisiones formales, consulta con un contador.
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje de horas facturables es normal?
Varía muchísimo según el oficio y la etapa, así que no te fíes de un número prestado. Mídelo tú una semana: apunta las horas que acabaron en una factura y divídelas entre las que trabajaste. Ese porcentaje es el único que sirve para tu cuenta.
¿Debo meterme yo como costo si trabajo solo?
Sí, y es el error más caro de todos. Si tu tiempo vale cero en la hoja, cualquier precio parece rentable y acabas subvencionando a tus clientes con tus horas. Ponte un sueldo antes de calcular nada.
¿Y si el número me sale más alto que el precio del mercado?
Entonces ya sabes algo que antes no sabías. Puedes subir el precio, reducir las horas que te cuesta entregar, subir el porcentaje de horas facturables o cambiar de tipo de cliente. Lo que no puedes es seguir sin saberlo.
¿Este número es mi precio?
No: es tu suelo. Por debajo de ahí pierdes dinero aunque parezca que ganas. El precio se decide mirando además lo que resuelves y lo que el mercado paga, y suele estar por encima del suelo, no pegado a él.